מידי חודש זה קורה: שוב ושוב צריך לחשב את השכר המגיע לכל עובד בעסק, להפיק לכולם תלושי משכורת וכמובן – לתעד ולתייק הכל כחוק. אם מערכת הנוכחות בעסק שלכם לא יעילה מספיק או שעדיין אין לכם כזו – הכתבה הזו בשבילכם. קבלו את כל הטיפים החשובים שכדאי לכם לדעת לפני שתבחרו מערכת שעון נוכחות.
כמו רוב המנהלים אתם ודאי יודעים שכל טעות של החשב, שעובד תחת לחץ זמן אדיר, עלולה לעלות לכם ביוקר, ולבזבז זמן בלתי מבוטל ולא מעט משאבים. זה עוד זניח ביחס לפוטנציאל הנפיץ של כל טעות בחישוב השכר, שיכולה בקלות לעורר מרמור בקרב העובדים ובמקרים מסוימים אף לחשוף אתכם לתביעה משפטית. מערכת שעון נוכחות טובה לעסק, כזו המותאמת לצרכי הארגון כוללת את הפונקציות שנחוצות לכם, יכולה לפשט פלאים את תהליכי חישוב השכר ולכסות אתכם מבחינה חוקית. על הדרך תוכלו להשרות בחברה אווירה של שקיפות ומקצועיות מול העובדים, למקסם את המוטיבציה שלהם ולהגביר את אמונם בארגון.
קבלו את כל הטיפים החשובים שיסייעו לכם לבחור מערכת נוכחות אופטימלית, כזו שחוסכת לכם כסף, מייעלת את תפקוד העסק ומובילה אותו להצלחה.
• מעקב מלא מכל מקום, בכל זמן
אם חלק מהעובדים בעסק לא מגיעים בכל יום למשרד, כמו במקרה של אנשי שטח, עבודה מהבית או מחו”ל – כדאי לכם לבחור בשעון נוכחות שמופעל באמצעות אפליקציית שעון נוכחות נוכחות מהטלפון הנייד. כך תוכלו, אתם והעובדים שלכם גם יחד, לדווח נוכחות, לצפות בשעות ולעדכן אירועים והיעדרויות בקלות בכל רגע נתון.
• זיהוי מיקום כחלק בלתי נפרד
אם העובדים שלכם דווקא אמורים להיות פיזית ובזמן במשרד, באתר או בכל מקום אחר, העדיפו אפליקציית נוכחות מבוססת GPS שמאפשרת לזהות את המיקום בו נמצא העובד. זו דרך נפלאה לשים קץ לתופעת ה”תחתים לי כרטיס” ולהגביר את אמינות ומהימנות העובדים שלכם.
• יש לכם את זה בהכי קל?
חשוב להקל על העובדים, לחסוך זמן יקר ולהפוך את החתמת שעון נוכחות למשימה קלה חלק משגרת היום. שעון נוכחות ביומטרי באמצעות טביעת אצבע, זיהוי תווי פנים, כרטיסי קרבה או קוד אישי – מפשט את משימת החתמת השעון.
• הכי טוב גם וגם!
לפעמים צרכי העסק מורכבים, כשיש עובדים משולבים במספר אתרים ובכל אתר קיימות מגבלות שונות להחתמת נוכחות. במצבים אלה העדיפו שילוב של מספר פתרונות להחתמת נוכחות: אפליקציית שעות, שעוני נוכחות ביומטרי, אינטרנטי וטלפוני.
• התראות חריגות – הקץ לתירוצים
כדי שהעובדים שלכם לא יבלו זמן במילוי דוחות בסוף החודש כיוון ששכחו להחתים נוכחות, – וודאו שמערכת שעון הנוכחות שלכם כוללת התראות חשובות לעובד ב-sms ישירות לנייד על אי החתמה או עדכון היעדרות.
• ידידותית, פשוטה, אינטואיטיבית
ניהול סוגי היעדרויות מהעבודה, הרשאה מתאימה לעדכון הערות לקראת ימים מיוחדים או הזנת חצי יום חופש, דוחות מתוזמנים, הם דוגמאות מודולים שייכללו במערכת שעון הנוכחות בעסק. החתמת השעון היא החלק הקל. וודאו שיתר התכונות של המערכת ידידותיות למשתמש.
• Online-Roi – עובדים גם על משימות
חפשו פתרון משלב דיווח שעות העבודה ומשימות כולל דוחות מותאמים ספציפית לצרכי העסק שלכם. זה יקל עליכם לעקוב אחרי השלמת יעדיו ומטרותיו של כל עובד בזמן אמת, יתרום לשיפור הישגים ויגביר את הפרודוקטיביות.
• חסכו בעלויות התשתית
כדי לחסוך בעלויות התקנת התשתיות והתאמתן לעסק – מוטב לוודא שהמערכת בה תבחרו מבוססת מחשוב ענן. מערכת מסוג זה אינה מחייבת אתכם לרכוש תוכנה ומאפשרת לארגון לשלם אך ורק על מה שהוא צורך ולהתחבר למערכת מכל מקום ומכל מחשב עם שם משתמש וסיסמה. בנוסף, מערכות מבוססות ענן גם מתעדכנות ב- Online ואין צורך לבצע עבודה ידנית או הכנת תשתית.
• התממשקות למערכת השכר
וודאו שמערכת שעון הנוכחות בה תבחרו מתממשקת עם מערכת השכר בארגון ומחוצה לו. רק כך תוכלו להפיק את המרב ממנה, ולהגיע להתייעלות אופטימלית תוך קיצור זמני עבודתו של החשב והפקת תלושי משכורת בצורה פשוטה, מדויקת ואפקטיבית.
המאמר נכתב בשיתוף חברת שעון נוכחות מקאנו העוזרת לאלפי עסקים בארץ ובעולם בהתייעלות עסקית וחיסכון בניהול המשאב האנושי. מעל 300,000 עובדים פותחים את הבוקר עם מקאנו ומנהלים את הסכמי עבודה, טפסים, שעות ומשימות בקלות ונוחות.
עם מקאנו תוכלו ליהנות מייעוץ מקצועי ולקבל תקופת ניסיון ללא עלות באופן מיידי.
