האם העסק שלכם מתפקד מצוין בימים כסדרם?
גם אם כן, חשוב להיערך מראש לרגע בו ‘יטרפו כל הקלפים’ – אם בשל כשלים חיצוניים כגון: מגפות, מלחמה, אסונות טבע וקריסת תשתיות, או בשל כשלים פנימיים: תקיפות סייבר, הצפות, שריפות ועוד.
החוסן הארגוני של העסק מתייחס ליכולת שלו לתפקד בצורה אופטימלית גם בעת אירועים משבשים, ולהתאושש מהם במהירות ובנזק מופחת.
בניית תכנית המשכיות עסקית הינה השלב הראשון להשגה של חוסן ארגוני. יחד עם זאת גם עסקים קטנים או בינוניים, שלא פועלים במסגרת תכנית המשכיות עסקית מסודרת, עדיין יכולים לנקוט במספר צעדים אשר יסייעו לחזק את החוסן הארגוני והיכולת שלהם להתמודד עם מצבי חירום.
לפניכם כמה מהצעדים המומלצים לחיזוק החוסן הארגוני ומוכנות העסק לשעת חירום:
- מניעה
הדרך הטובה ביותר להתמודד עם אירוע חירום היא כמובן למנוע אותו מראש.
בניגוד לדעה הרווחת, רוב אירועי החירום מתרחשים לווא דווקא בשל מצבי חירום לאומיים או בינ”ל, אלא בשל כשלים בעסק עצמו כגון: תקיפת סייבר, תקלות טכניות, נזקי מים, בעיות תשתית, שריפות וכד’.
כדי לצמצם את הסיכוי להתרחשות אירועים משבשים מהסוג הזה מומלץ לנקוט במספר צעדים:- לבנות מעטפת הגנת סייבר מיטבית. כבסיס, יש לבצע סקר סיכוני סייבר אשר ימפה את נכסי הארגון, יזהה את נקודות התורפה העיקריות באותם הנכסים ויפרט דרכים לחיזוק ההגנות הנדרשות.
- להיות עירניים לסימנים מקדימים המעידים על נזקי מים, כגון: התפשטות עובש, כתמי רטיבות, ריח טחב, חשבון מים מנופח ועוד. רטיבות בלתי מטופלת עלולה לגרום עם הזמן לפגיעת קורוזיה במכשירים האלקטרוניים ובציוד המכני בעסק, קצרים בתשתית החשמל, נזקי עובש מפושטים, ואף פגיעה בתשתיות המבנה עצמו. ככל שהטיפול בנזקים אלו מוקדם יותר, כך הנזק פחות קל יותר לתיקון.
- מניעת שריפות – חשוב להקפיד על בדיקה ותחזוקה שוטפת של מערכות גילוי האש בעסק, בנייה של אזורי מיגון אש ופיזור עשן שונים, ולהקפיד על כללי זהירות אש נאותים.
- התרעה ומיגון – חשוב להתקין מערכות התרעה לאומיות (ירי טילים ורעידות אדמה). כמו כן יש להקפיד על תקינות המיגון באתרי החברה.
- חומרים מסוכנים – יש להקפיד על הוראות הבטיחות בעבודה, על אחסון וטיפול נאות בחומרים מסוכנים באם ישנם באתרי החברה.
ועוד.
- צמצום הנזק
במקרה ואירוע משבש קרה, מוטב להיות ערוכים מראש כדי לצמצם ככל האפשר את השפעת האירוע על הרציפות התפעולית של העסק.
לשם כך מומלץ לנקוט, בין היתר, בפעולות הבאות:- גיבויים – חשוב לוודא כי כל מערכות המידע מגובות כהלכה. אין להסתפק רק בגיבוי, אלא לבצע בדיקות שבשגרה כדי לוודא שהגיבויים אכן עובדים כראוי ושכל אנשי הצוות יודעים כיצד ולמי לפנות כדי להרים את התשתית מחדש במקרה של נפילה או פריצת סייבר.
- כיבוי שריפות – יש להתקין אמצעי כיבוי שריפות, ולתרגל בשגרה את צוות העובדים לכללי התנהגות ובטיחות בעת שריפה.
3. התמודדות
אירועים משבשים אינם ניתנים למניעה בצורה הרמטית, והדבר הצפוי ביותר באירועים בלתי צפויים הוא שבסופו של דבר הם אכן קורים.
קביעת צוותי חירום והכשרתם, תרגול מצבי חירום ואירועים משבשים בשגרה, כמו גם הטמעת תרבות ארגונית גמישה ומבוזרת יסייעו להתמודד בצורה נכונה יותר עם המשבר.
בנוסף, מומלץ ליצור קשר מקדים עם צוותי חירום חיצוניים כגון: מומחי המשכיות עסקית וניהול משברים, מומחי סייבר, מומחי משא ומתן, יועצי תקשורת, ועוד.
הכנה מוקדמת זו עשויה לעזור בתפעול מהיר המבוסס על ידע והיכרות עם הארגון בשעת המשבר.
לסיכום
משברים הם בלתי נמנעים, אולם הכנה מוקדמת תסייע לצמצם, או לעיתים, למנוע אותם.
הכנה זו, עשויה להגדיל משמעותית את יכולת התאוששותו של העסק שלכם.
