טיפ 1 – למלא באופן דיגיטלי את כל הטפסים הנדרשים
כידוע קליטת עובד חדש כרוכה במילוי טפסים מסוגים שונים החיוניים לעבודתו בארגון. הטפסים כוללים בין היתר טופס 101, טופס 116, טופס עבור קליטת עובד, טופס עבור קופות גמל, חוזה ההעסקה, ועוד. טפסים אלו מומלץ שלא למלא ידנית אלא לעשות שימוש בטפסים דיגיטליים שהעובד יכול למלא מכל מקום על ידי פתיחת הקישור הרלוונטי בטלפון או במחשב, למלא אותם ולחתום על המסמך בין אם באמצעות חתימת אצבע או חתימה בעזרת העכבר. כל זאת עם הליך פשוט וברור, ללא צורך בהדפסה ועם אפשרות לצרף מסמכים רלוונטיים שונים. לאחר מכן העובד ישלח את הטפסים הדיגיטליים באמצעים שונים כמו סמס, קישור או במייל, ומשם הם יועברו ישירות לתיקייה הממוחשבת שלו.
טיפ 2- להכין את הצוות לקליטת עובד חדש
גם לגורם האנושי יש תפקיד חשוב בקליטת עובד חדש והשתלבותו בסביבת העבודה. לשם כך חשוב להכין מראש את שאר עובדי המחלקה או הצוות אודות הצטרפותו של עובד חדש, התפקיד שהוא ימלא והדרך בה הוא שישתלב בעבודה. את השיחה כדאי לנהל באופן פתוח, עם יכולת של שאר העובדים לחוות את דעתם בנושא ולהציע רעיונות ודרכים שיעזרו לעובד להשתלב ויעזרו לתפקודה של כלל המחלקה. מעבר לכך חשוב למנות לעובד החדש איש צוות שייצמד אליו, יעביר לו את החפיפה, יכיר לו את המקום ואת העובדים האחרים, ויהיה זמין לסייע לו בכל שאלה ובעיה שעולה.
טיפ 3- להגיע עם תוכנית קליטה מסודרת
קליטה מוצלחת של עובד חדש דורשת להבין במדויק איך תיראה תקופת הקליטה והחפיפה, עם הליך מסודר שיועבר לעובד על ידי איש הצוות שמונה כאחראי עליו ועם הכנה מראש של פינת עבודה לעובד. תוכנית קליטה זו תכלול את כל המידע הנדרש לעובד, בין אם מדובר בתיאום ציפיות, בנוהלי עבודה במקום, הכרת תפקידו, שיטות עבודה מקובלות הכרת המחלקה והצוות עימה הוא יעבוד, יחסים עם מחלקות אחרות וכו’.
כמו כן יש להגדיר מראש תקופה ריאלית להליך הקליטה עם טווח שוליים רחב לעובדים שלוקח להם קצת יותר זמן מאחרים להבין איפה הם נמצאים ומה עליהם לעשות. בנוסף יש להבין אילו מטלות ניתן לתת לעובד בתקופת הקליטה מתוך הבנה שמטרתן לסייע לו להבין את תפקידו ולספק לו תחושה של מסוגלות והצלחה.
קרדיט לתמונה Freepik
