בשנים האחרונות עוברים עסקים וארגונים רבים אל חתימה דיגיטלית על מסמכים אשר חוסכת להם זמן יקר והרבה הוצאות. יחד עם זאת, ישנם אנשים שעדיין לא מבינים מהי בדיוק חתימה דיגיטלית, במה היר כרוכה ומהם יתרונותיה. בשורות הבאות נעשה סדר בנושא.
1. פשוט מאוד לעבור לחתימה דיגיטלית
איך עוברים אל חתימה דיגיטלית על מסמכים? פשוט פונים לאחת מספקיות המערכות המתמחות בטפסים מקוונים, בין אם מדובר במערכת המתמקדת ספציפית בטפסים מקוונים, או במערכת הנותנת מענה לניהול תיק עובד דיגיטלי, תיקי לקוחות וכיוצא בזאת. מדובר במערכות שיכולות להמיר כל טופס רגיל מפי.די.אף או מוורד לכדי טופס מקוון תוך שניות ספורות, וזה אומר שרק מעלים את הטופס שלכם אל המערכת כקובץ מחשב והיא כבר מחזירה אותו בתור טופס מקוון שיש בו את כל השדות ממש כמו בטופס רגיל.ההבדל הוא שניתן למלא אותם על גבי המחשב והטלפון הנייד, ובאותו האופן אפשר גם לחתום עם העכבר או עם האצבע על מסך המגע.
2. חתימה דיגיטלית צריכה להיות מאובטחת
עוד נקודה שחשוב להבין היא שלא כל מסמך אלקטרוני שאפשר לחתום עליו באופן מקוון עומד בהגדרות של הרשויות הרלוונטיות. על מנת לעמוד בדרישות הבסיסיות צריך שתהיה זו חתימה דיגיטלית מאובטחת, כלומר לא רק מסמך הנושא את חתימתו של הנמען ושל האחראי על הנושא בארגון או בעסק, אלא גם קובץ מוצפן שמצורף על ידי המערכת באופן אוטומטי בלי מגע יד אדם. מטרתו של הקובץ היא להבטיח ככל הניתן את זהות החותמים ואת העובדה שלאחר חתימתם לא בוצעו במסמך כל שינויים לא רצויים. שוב, מדובר בפעולה אוטומטית שאין צורך עבורה בכל ידע טכני או אחר, והיא פשוט חלק מהשירות שמציעה המערכת המייצרת טפסים מקוונים. בין היתר החתימה הדיגיטלית המאובטחת מתאימה לצרכים של רואי חשבון, עורכי דין ולכל התנהלות מול רשות המיסים ורשויות אחרות בישראל.
3. חיסכון משמעותי בזמן וכסף
המעבר אל חתימה דיגיטלית למסמכים צופן יתרונות רבים. לדוגמא, הטפסים המקוונים חוסכים את כל ההתעסקות, הזמן והטרחה שבמשלוח טפסים במייל, הדפסתם וחתימה עליהם באופן ידני, ולאחר מכן שוב הדפסה שלהם ותיוק בארוניות. כמו כן עם חתימה דיגיטלית חוסכים בציוד משרדי כמו טונרים וראשי דיו, ניירת, תיקיות ארוניות וגם בשטח אחסון בשטחי הארגון. מעבר לכך המעבר לחתימה דיגיטלית מאפשר לעסק ליצור תדמית מתקדמת הצועדת עם הזמן וגם תדמית ירוקה עקב התרומה לאיכות הסביבה.
