בשנות האלפיים הולכת ומתבררת חשיבותו של הידע, שיכול להפוך למשאב רב ערך עבור ארגונים מענפי המשק השונים. אכן, ידע יכול להיות כוח, אך אין זה מובן מאליו להפוך את המידע לידע שמיש המספק מצע מצוין להשגת יתרון ולקבלת החלטות מושכלות. על מנת להשיג את המטרה החשובה הזו יש צורך לקבל שירותי BI.
להקים מערך BI בארגון
למרות שהתחום הולך ומתפתח, בחלק גדול מהארגונים עדיין לא יודעים כיצד לעשות שימוש מיטבי במידע הרב המצטבר מדי יום ושעה, בין אם לגבי לקוחות, מכירות, מכונות וכדומה. לעיתים המידע הרב אף מייצר בלגן ובלבול, שכן לא יודעים כיצד לאסוף, לסנן ולעבד אותו בצורה אפקטיבית. כאן מצוי מקומם של שירותי BI המסופקים על ידי חברות המתמחות בתחום. חברות אלו יכולות לבנות עבור ארגונים מערכי BI שלמים וכן לשדרג מערכים שכבר קיימים ומעוניינים להפיק מהם את המרב.
אכן, מערך שירותי BI הפועל בצורה נכונה יכול להוות תרומה עצומה לארגונים, למשל לחיסכון בזמן עבודה, להגדלת מכירות, לשיפור תקשורת מול לקוחות ושיפור שביעות רצונם, להקטנת עלויות תפעול וכן הלאה. בארגונים רבים מבינים זאת, אך עדיין מתלבטים לגבי הדרך אל המטרה, ובתוך כך בודקים כלים מגוונים, מנסים לגייס ולהכשיר עובדים, וכדומה. הבעיה היא, שמכיוון שהתחום מאוד מורכב וגם חדש, ושבכל שנה נכנסים לשוק פיתוחים חדשים, ולכן את הפתרון האידיאלי מספקות חברות המייעצות, מלוות, מתכננות ומיישמות את הטמעת המערכים.
תהליך ההקמה של מערך BI
שירותי BI מתחילים עם הבנה של הדרישות של הארגון לגבי האופן שבו רוצים להשתמש בסוגי המידע השונים. לשם כך צריך להבין את צרכי הניתוח, החקירה והדיווח, אילו שאלות עסקיות מצריכות מענה, לקבוע את מדדי הביצועים וכדומה. בהמשך מפותח פתרון ברמה הקונספטואלית, הכולל גם כלים עדכניים ומתאימים, תכנון של הפתרון ברמת הכלים והלוגיקה, בדגש מיוחד על החוקים העסקיים של עולם התוכן, ניתוח הנתונים ומחקר של מקורות מול נתונים.
כעת מבצעים אפיון של המדדים ומודל הנתונים, אפיון ותכנון של האופן בו יונגש המידע, זרימה בין מרכיבי המערכת, האופן שבו השאלות העסקית יוצגו וכדומה. לאחר מכן מפתחים כוורת מידע ואינטגרציה של הנתונים מהמקורות השונים, ובונים מסכי דשבורד תוך הצגה של תוצרי ביניים ושיפורים. אחרי שמשלימים את פיתוח המערכת בודקים את הנתונים, האינטגרציות והרכיבים, וכן את זמני התגובה, זמני טעינה וביצועי תהליכים, ולסוף מבצעים הטמעה של המערך בארגון, כולל הדרכות טכניות לעובדי IT והדרכות למשתמשים.
