מערכות ניהול משאבי אנוש עברו בשנים האחרונות שינויים רבים, ואחד הבולטים שבהם הוא העברת כל נושא קליטת וניהול העובדים לאונליין. כלומר, במקום להתעסק בהרים של ניירת על כל השעות הארוכות ובזבוז הזמן והכסף במשרד, המערכת מעבירה את ההתנהלות לדיגיטל בצורה הרבה יותר קלה, מאורגנת, נוחה וחסכונית.
איך עובדת מערכת ניהול משאבי אנוש מתקדמת
מערכת ניהול משאבי אנוש של ימינו מאפשרת כאמור לבצע הליכים של קליטה וניהול עובדים אונליין. ראשית, המערכת מאפשרת להמיר כל מסמך או טופס שקיים אצלכם לכדי טופס דיגיטלי, תוך פחות מעשר שניות. מכאן והלאה אפשר לשלוח את הטופס למילוי השדות ולחתימה דרך הנייד או המחשב, לכל כמות של עובדים. בנוסף, אפשר להגדיר איתה תהליך קליטה אוטומטי, לקבל התראות למועדי שליחת מסמכים, שליחת טפסים אוטומטית במועדים רצויים, לנהל סבבי חתימות מקבילים וטוריים, ועוד.
את כל הטפסים, התזכורות והמסמכים מתייקת המערכת בתוך תיק העובד הרלוונטי, ומתוך התיק ניתן לנהל את כל הפעולות והמידע. גם העובד עצמו יכול כמובן להיכנס לאזור האישי שלו על מנת להשלים מסמכים, לראות למידה, לפנות לקבלת שירות ממחלקת משאבי האנוש, לבצע פניות בנוגע להחזרי שכר, בקשת חופשות ועוד.
יתרונות משמעותיים של מערכת ניהול משאבי אנוש
מערכת ניהול משאבי אנוש עם חתימה דיגיטלית, מקנה מגוון רחב של יתרונות. בתור התחלה, היא חוסכת הרבה מאוד שעות עבודה של מחלקת משאבי האנוש, שכן במקום ההתשה של עיסוק במסמכים פיזית ומרדפים אחרי עובדים לחתימות וטפסים, סריקות, הדפסות, תיוקים ידניים ועוד, כל ההתנהלות מתרחשת בקליק אחד. יתרה מכך, קיימות פעולות רבות שבכלל לא מצריכות התערבות של המחלקה, שכן העובד יכול לבצע אותן באופן עצמאי.
בנוסף, שימוש במערכת כזו מגביר את שביעות הרצון של העובדים, עקב זמינות הרבה יותר גבוהה של מחלקת משאבי האנוש, הגברה של פניות וגמישות, והקטנה משמעותית של אי הבנות וחיכוכים. המערכת גם מסונכרנת מול מערכות השכר המובילות בשוק, מה שמקטין מאוד את הצורך בהקלדת נתונים, ועוזר לעבודה יעילה בין המחלקות ובעלי התפקידים הרלוונטיים. אם לא די בכך, המערכת גם מגדילה את הארגון והסדר הניהול העובדים, שכן אין עוד מסמכים שמתקמטים, נאבדים, נרטבים, מתויקים לא נכון וכדומה. גם רמת האבטחה עולה תוך אפשרות למתן הרשאות וסיסמאות, עם מערכת חתימה דיגיטלית מאובטחת העומדת בדרישות רשות המיסים וגופים נוספים.
