את הפעילות השוטפת בעסק תמיד כדאי ואפשר לייעל, הן על מנת לחסוך בהוצאות והן כדי להעניק שירות טוב יותר ללקוחות. בשורות הבאות תוכל לקרוא מספר דוגמאות להתייעלות כזו.
להכניס טכנולוגיה שעושה את החיים קלים יותר
יש היום הרבה מאוד פיתוחים לעסקים המאפשרים להפוך פעולות גוזלות זמן ואנרגיה ליותר פשוטות ומהירות. דוגמא מצוינת לכך היא חתימה דיגטלית על מסמכים. באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית שעלותה החודשית זניחה, אפשר להפוך כל מסמך בעסק לדיגיטלי, כלומר למסמך שאפשר למלא אותו ולחתום עליו בלי נייר או צורך להדפיס. ההמרה לדיגיטלי לוקחת שניות ספורות ואפשר לבצע אותה על שורה ארוכה של מסמכים, כגון טופס 101, שיוכים לקופות גמל, חוזה העסקה, הסכם קבלת שירות מול לקוחות, התקשרות מול ספק ועוד.
אחרי כמה שניות, כשהטופס מוכן, אפשר לשלוח אותות בקישור למייל או לנייד של הנמען, שרק פותח אותו, ממלא וחותם. כעת המסמך חוזר ישר לארכיון או לתיק שפתחת לאותו הנמען. בדרך הזו אין צורך בהדפסות, סריקות, פגישות פיזיות וכדומה, מה שאומר שהמסמכים נחתמים הרבה יותר מהר, מכל מקום ובכל זמן. כך ההתנהלות השוטפת הופכת מהירה בהרבה מול עובדים, לקוחות וספקים, וגם נחסכות טעויות אנוש כי המערכת מוליכה את הממלא יד ביד דרך כל השדות עד לסיום המלא.
כפי שניתן להבין, פיתוח כמו חתימה דיגיטלית על מסמכים יכול להביא לחיסכון גדול מאוד בזמן, לזמינות ונגישות גבוהה מאוד מול עובדים, ספקים ולקוחות, לחיסכון בהוצאות משרדיות על דיו, טונרים וכדומה, ובנוסף לכך להועיל לאיכות הסביבה ולשמור על תדמית ירוקה בזכות הקטנת השימוש בנייר.
דרכים להתייעלות בהוצאות
מלבד הכנסות טכנולוגיות מועילות כמו חתימות דיגיטלית, יש דרכים רבות להתייעלות ולחיסכון בהוצאות. כך למשל, שווה לבדוק את ההסכמים עם הספקים ולהיכנס למו”מ מחודש, או לפנות לספק חדש שרק התחיל בתחום ויהיה מוכן להציע מחירים נמוכים בשביל לצבור לקוחות. או למשל, אפשר להעביר חלק מהשירותים בעסק למיקור חוץ, ובכך לחסוך בכוח אדם ולקבל מענה מקצועי בהתאם לצרכים השוטפים. כמו כן, ניתן לבדוק אם המשרות והתפקידים בעסק ובמידת צורך לבצע איחודים או הגדרות תפקידים יותר מועילות, ובמידת הצורך להפוך משרה שלמה לחצי משרה אם זהו המהלך המועיל ביותר.
