המעבר אל חתימה דיגיטלית למסמכים הינו צעד מתבקש בעשור השלישי של המאה ה- 21. מדובר למעשה בטפסים מקוונים הזהים בדיוק לטפסים שיש לכם כיום בארגון, רק שכעת אפשר למלא אותם ולחתום עליהם באופן מקוון בלי צורך בהדפסה ולמעשה בלי שום ניירת פיזית. בשורות הבאות מנבחן 3 סיבות מרכזיות שבגללן כדאי להשתמש דווקא בחתימה דיגיטלית על מסמכים.
1. הרבה יותר נוח ומהיר
אם ניקח למשל את כל נושא הניהול של כוח האדם בארגון נראה כי חתימה דיגיטלית על מסמכים מאפשרת לפתוח תיק עובד דיגיטלי. מכאן והלאה אפשר לשלוח לעובד כל מסמך שרוצים כמו או טופס 106, טופס 101, שיוכים לקופות גמל, החתמות על ציודים ואפילו את חוזה העסקה ישר למייל או לנייד. באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית אפשר להמיר כל טופס קיים בארגון בתוך שניות ספורות לטופס דיגיטלי ואפשר גם לשנות בקלות את הטפסים קיימים או ליצור טפסים חדשים עם כל השדות הדרושים.
בלי מערכת כזו צריך כמובן לשלוח לעובד את הטופס במייל או שהוא יבוא לקחת אותו ממחלקת משאבי אנוש. לאחר מכן יהיה עליו להדפיס את הטופס, למלא את כל הפרטים, לחתום עליו, לסרוק אותו ולשלוח אל מחלקת משאבי האנוש, שלעיתים קרובות צריכה להדפיס שוב ולתייק את הטופס באופן ידני. לעומת זאת במערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים כל התהליך הזה נראה שונה לחלוטין: רק שולחים את הטופס בקליק לעובד שמקבל אותו בקישור למייל או במסרון לנייד, והוא ממלא אותו עד הסוף כולל חתימה באמצעות העכבר או האצבע על מסך המגע. בדרך זו נחסך הרבה מאוד זמן לשביעות רצונם של כלל העובדים ואנשי מחלקת משאבי האנוש בפרט.
2. חיסכון משמעותי בהוצאות ושעות
כאמור, העבודה עם חתימה דיגיטלית על מסמכים חוסכת הרבה מאוד זמן וכשמכפילים זאת במספר העובדים בארגון מתקבלות תוצאות מרשימות. על פי דיווחים רבים בדרך זו מתקבל פריון גבוה יותר בעבודה ושביעות רצון הרבה יותר גבוהה מצד כל המעורבים. בנוסף לחיסכון בשעות העבודה מדובר גם בחיסכון משמעותי על הוצאות משרדיות כמו הניירת, דיו, טונרים, בלאי מדפסות, אנשי תחזוקה, ארוניות, תיקיות וכיוצא בזאת. החיסכון הזה יכול להגיע בקלות לאלפי שקלים בשנה כתלות במספר העובדים בארגון.
3. מאורגן ומסודר
העבודה עם מערכת טפסים דיגיטלית היא גם הרבה יותר מאורגנת, בטוחה ומסודרת מאשר עבודה עם ניירת פיזית. המערכת מנחה את מי שממלא את הטופס שלב אחרי שלב ומעבירה אותו בין השדות למילוי נכון ואינה מאפשרת להתקדם אם הפרטים לא נכונים או שהוא דילג על שדה כלשהו. בכל היא חוסכת לכם הרבה מאוד זמן, הזנה של נתונים אל מערכות ממוחשבות ואת כל הקשור לתיוק ידני שהרבה פעמים מוביל לטעויות ובזבוז זמן מיותר, לחיכוכים ואף לבעיות אבטחה של מידע.
אל כל אלו מצטרפת גם תדמית מתקדמת של עסק הצועד עם הזמן, ותרומה לאיכות הסביבה בזכות חיסכון בניירת.
