ניהול מסמכים חכם, הוא משימה חשובה, לעסקים ואנשים פרטיים כאחד. התהליך המורכב של איסוף, אחסון, ארגון וניהול חכם, של מסמכים מודפסים ודיגיטליים, יכול לאתגר כל אחד.
מדפסות לייזר משולבות, מביאות איתן בשורה של סריקה והעתקה, וכך מפשטות את ניהול המסמכים. מכיוון שמדפסות אלו מבצעות מספר פונקציות, קל לחסוך איתן פרוצדורות, ולייעל את העסק כולו.
סריקה עם מדפסות לייזר משולבות
סריקה היא תהליך של המרת מסמך מודפס, לפורמט דיגיטלי. ניתן להשתמש בסריקה כדי לשמור מסמכים דיגיטליים, לשלוח אותם במייל או להעלות אותם לענן.
מדפסות all-in-one, יכולות לעיתים להציע מגוון תכונות סריקה. למשל:
- סריקה דו-צדדית: מאפשרת לסרוק שני צדדים של דף בעת ובעונה אחת.
- סריקה אוטומטית: מאפשרת לסרוק מספר מסמכים ברצף.
- סריקה לענן: מאפשרת לסרוק מסמכים, ישירות לשירות ענן, כגון Google Drive או Dropbox.
צילום בעזרת מדפסות משולבות
צילום, הוא יצירת עותק של מסמך מודפס. ניתן להשתמש בפונקציה הזו, כדי ליצור העתקים של מסמכים וחוזים, לתיעוד, אחסון או שיתוף.
מדפסות לייזר משולבות, מציעות כמה תכונות העתקה. למשל:
- צילום דו צדדי: מאפשר לצלם את שני צדדי הדף.
- הגדלה והקטנה: מאפשר להגדיל או להקטין את הדף, לצלם חלק ממנו, או לצלם חלק מהדף, על שטח נתון מראש.
- צילום ברצף: ניתן לצלם באופן אוטומטי, ערימה של מסמכים, ברצף. בלי צורך להכניס דף אחר דף למכונה.
כיצד יכולות הסריקה והצילום של מדפסות לייזר משולבות, לעזור לפשט את ניהול המסמכים?
מיד מגיעים לזה.
ניהול מסמכים חכם
יכולות הצילום והסריקה של מדפסות לייזר משולבות , יכולות לעזור לכם בדרכים רבות, לנהל בצורה חכמה את המסמכים במשרד:
- חסכון במקום: סריקה, וגריסה. המסמך אצלכם במחשב, שמור דיגיטלית, והמקור שלו נגרס, לשמירה על חסיון מסמכים חשובים, ופרטיות.
- שיפור הארגון: ניתן לאחסן מסמכים דיגיטליים, בצורה מסודרת וקלה לאיתור. תוכלו לבחור שם מאפיין לכל מסמך, ולהגיע אליו בחיפוש פשוט במחשב. לסדר תיקיות לפי תאריכים או נושאים, וכמה קל ככה פשוט, להגיע לכל מסמך, ישן ועתיק ככל שיהיה.
- שיתוף מסמכים: תוכלו לשתף כך מסמכים חשובים בקלות, ישירות מתוך המחשב.
- חסכון בזמן: ניתן להשתמש בסריקה ובצילום, על מנת לחסוך זמן בביצוע משימות. שליחת מייל, או הודעה בוואטסאפ ווב, פשוטה פי כמה מאשר שליחת פקס. סריקה פשוטה של המסמך, תאפשר לכם לשלוח אותו בפשטות ובמהירות, לכל מי שנדרש.
טיפים לניהול חכם
- לכל מדפסת, יש תכונות שאף אחד לא מכיר. חשוב שתחקרו את הטכנאי, ואת חברת השירות של המדפסת, על מנת להנות מכל הפונקציות הסודיות שלה.
- הגדירו את המדפסת, כך שתתאים לצרכים שלכם. שתזהה בקלות את המכשירים השונים במשרד, תדע באיזה פורמט לשמור את המסמכים הדיגיטליים שלכם, ועוד.
- שמרו את הקבצים הדיגיטליים שלכם, בצורה מאובטחת. אם בענן, ואם על שרת פיזי. הגנה זו, תשמור את הסודות הקטנים של העסק, במקום בטוח ורחוק מעיניים לא רצויות.
יזמקו – מסדרת לכם משרד חכם
מחפשים מדפסת למשרד? לחצו כאן . יזמקו מספקת מדפסות איכותיות, מהשורה הראשונה. כך תקבלו למשרד שלכם, את מיטב הטכנולוגיה החכמה. תהנו ממדפסת מדהימה, משירות אמין ואחראי, וממשרד מתפקד על 200 קמ”ש. איך זה בשבילכם?
צרו איתנו קשר עכשיו, ותתחילו לתקתק את העסק!
